NB. Planlagt funksjonærmøte mandag 18. april er flyttet til mandag 25. april


Til

aktuelle funksjonærer

Hokksund 21.3.2016

UTKAST FUNKSJONÆRLISTE EIKERLØPET TORSDAG 5. MAI 2016.

Kristi Himmelfartsdag – som i år er 5. mai, skal vi arrangere vårt årlige og tradisjonelle «Eikerløpet».

Løpet arrangeres med samlingsplass på Bermingrudmoen (som mange ganger tidligere).) Kartet som skal benyttes er ajourført/utvidelse Bermingrud - Kølabånn. Løpet er KM mellomdistanse for klassene D/H17- for Buskerud. Egne løpere t.o.m. 16 år kan delta, og i tillegg juniorløpere som ønsker å delta i KM-klassene.

De siste årene har vi hatt 600-700 deltagere, så vi håper på god deltakelse i år også.

Første ordinære start er kl 11.00, men for N-åpen og Direkte-klasser blir det fri start mellom kl 10.00-12.00.

Vedlagt følger et første oppsett av funksjonærer med fordeling av ansvarsområder/ arbeids-oppgaver. Oppsettet er å forstå slik at alle som er understreket har ansvar for de funksjoner som er ført opp for dette området (gruppen), og under her funksjonærer for det aktuelle området. Gruppeansvarlig må også være med på rigging onsdag ettermiddag før løpet.

Samme person kan gå igjen på flere områder, og vedlagt følger også et oppsett over alle funksjonærer hvor nummer på funksjonsområder er angitt. De fleste funksjonærer har vi e-postadresser til, så til disse sendes det kun på e-post. På oversikten over alle funksjonærer fremgår også der vi mangler e-postadresser. Håper at familiemedlemmer og/eller andre kan bidra med tilbakemelding/informasjon her.

Det er mange funksjonærer, og noen har tidsmessig begrensede oppgaver, men vi anser det jo litt sosialt også da at så mange som mulig er med.

Vi håper du har anledning til å påta deg den oppgave som er skissert. Ber om en bekreftelse/ tilbakemelding innen søndag 3. april.

Ber om en tilbakemelding enten du har anledning - eller ikke.

Fint om du gir tilbakemelding på e-post til hr.bakken@online.no, eller på mobil 916 77 277 (evt SMS/tekstmelding). Dersom adresser er feil, eller mangler (også e-post) så er det veldig fint å få tilbakemelding om dette. Dersom du kjenner andre medlemmer som ønsker å hjelpe til under Eikerløpet, så er det veldig fint om du også gir en tilbakemelding om dette.

Hovedansvarlige for de 5 hovedområdene på organisasjonsoversikten vil ta videre kontakt for nærmere detaljert planlegging der det anses som nødvendig, og vi trenger naturlig nok tilbakemeldingene før dette.

Mer info og endelig/ajourført funksjonærliste kommer nærmere arrangementet (+ ønsker om kaker eller lignende til løpet). Mandag 18. april kl. 19.00 blir det funksjonærmøte på Klubbhuset for alle med strek under på oversikten over ansvarsområder. I tillegg kan det være aktuelt at enkelte funksjonærgrupper (f.eks. 330 Start) møtes for å gå igjennom sine rutiner. Nærmere om dette senere.

På lagets hjemmeside kommer etterhvert en "arrangørhåndbok" som stikkordsmessig viser oppgaver innen de ulike ansvarsområdet.

Med hilsen

Hans R. Bakken/Løpsleder/916 77 277

Innbydelse

Oversikt funksjonærer per 21. mars

Oversikt organisering/ansvarsområder

Arrangørhåndbok per 11.4.2016